Política de privacidad y tratamiento de datos personales de Café del Imperio

Fecha de entrada en vigencia: 01/09/2025
Última actualización: 19/09/2025

1) Identidad y contacto del responsable

Responsable del tratamiento: «Café del Imperio S. A. S.» (Colombia) y, en lo aplicable, «Café del Imperio LLC» (Estados Unidos).
Domicilio y dirección: Carrera 53 # 141-69
Correo de contacto para datos personales: contacto@cafedelimperio.com
Teléfono: +573113843076
Área responsable de atender peticiones, quejas y reclamos (PQR) de datos: Oficina de Atención al Cliente.

Nota para la Unión Europea: si Café del Imperio no cuenta con establecimiento en la UE y ofrece bienes/servicios a titulares en la UE/EEE, designará un «representante en la UE» conforme al artículo 27 del RGPD. Datos del representante: [●].

2) Alcance y aceptación

Esta política aplica al tratamiento de datos personales recolectados por Café del Imperio a través de sus canales físicos y digitales (sitio web, tienda en línea, redes sociales, servicio al cliente, campañas publicitarias y eventos), respecto de clientes y clientes potenciales, proveedores y visitantes. Al suministrar datos personales, el titular declara haber leído y aceptado esta política.

3) Definiciones operativas

Para esta política se entienden por:
«Dato personal»: información que identifica o puede identificar a una persona.
«Dato sensible»: información que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación (p. ej., salud, orientación religiosa o política).
«Tratamiento»: cualquier operación sobre datos (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión).
«Transmisión»: tratamiento por un encargado en nombre del responsable.
«Transferencia internacional»: envío de datos a otro país o a un receptor distinto del encargado.

4) Principios de tratamiento

Café del Imperio observa, entre otros, los principios de legalidad, finalidad, libertad/consentimiento, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En el caso de la UE, además: licitud, lealtad, transparencia, minimización, limitación del plazo de conservación, integridad y responsabilidad proactiva («accountability»).

5) Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades legítimas y específicas:

  1. Gestión comercial y contractual: creación y administración de cuentas; procesamiento de órdenes, pagos y facturación; despacho y entrega de productos; soporte posventa y garantías.

  2. Marketing y comunicaciones: envío de información comercial, ofertas, newsletters y contenidos educativos sobre café; personalización de campañas; segmentación por intereses; programas de fidelización; invitaciones a eventos.

  3. Analítica y medición: análisis de uso del sitio y la tienda; atribución y medición de campañas; prevención de fraude; pruebas A/B y mejora de la experiencia.

  4. Atención de derechos de los titulares: gestión de consultas, reclamos, solicitudes de acceso, rectificación, supresión y oposición; trazabilidad y auditoría.

  5. Cumplimientos legales: obligaciones contables, tributarias, de protección al consumidor, de seguridad de la información y de reporte ante autoridades competentes.

Datos sensibles y de menores: Café del Imperio no solicita datos sensibles ni dirige sus productos a menores de edad. Si excepcionalmente se tratan datos de menores por relación con sus representantes (p. ej., envíos de obsequios), se hará con fines legítimos, respetando su interés superior y con autorización de sus representantes legales.

6) Categorías de datos tratados

  • Identificación y contacto: nombres, apellidos, tipo y número de documento, país, dirección, correo electrónico, teléfono.

  • Transaccionales: historial de compras, medios de pago tokenizados a través de pasarelas certificadas; datos de facturación.

  • Preferencias y comportamiento: productos vistos/adquiridos, interacciones con emails y anuncios, respuestas a encuestas.

  • Datos técnicos y de uso: identificadores de dispositivo, IP, agente de usuario, cookies y tecnologías similares; páginas visitadas y tiempos de permanencia.

  • Soporte: comunicaciones con servicio al cliente.

7) Base jurídica/legitimación del tratamiento

  • Colombia: autorización previa, expresa e informada del titular, salvo excepciones legales; cumplimiento de deberes legales; ejecución de relaciones contractuales; protección del interés vital del titular.

  • UE/EEE (RGPD): consentimiento; ejecución de un contrato o medidas precontractuales; cumplimiento de obligaciones legales; interés legítimo de marketing directo y seguridad, con evaluación de equilibrio y mecanismos de oposición.

  • EE. UU. (CCPA/CPRA, cuando apliquen umbrales regulatorios): notificación y derecho a optar por no «vender» o «compartir» datos para publicidad conductual; no discriminación por ejercicio de derechos.

8) Carácter facultativo de respuestas

Salvo datos necesarios para la relación contractual y obligaciones legales (p. ej., facturación y entrega), el suministro de datos para finalidades de marketing es facultativo y su negativa no afectará la compra de productos.

9) Encargados y terceros destinatarios

Podemos compartir datos con encargados del tratamiento que prestan servicios y actúan siguiendo nuestras instrucciones contractuales de seguridad y confidencialidad: plataformas de comercio electrónico y hosting, pasarelas de pago, logística y transporte, atención al cliente, mensajería y automatización de marketing, analítica y publicidad digital.

Ejemplos típicos: tienda en línea y hosting; pasarela de pagos; plataformas publicitarias y de analítica(p. ej., medición de campañas y atribución). La lista actualizada de encargados puede solicitarse al correo de contacto.

También podremos comunicar datos a autoridades competentes cuando la ley lo requiera o para el ejercicio/defensa de reclamaciones.

10) Transferencias y transmisiones internacionales

Cuando datos personales se envíen a otros países, Café del Imperio verificará la existencia de un nivel adecuado de protección o implementará cláusulas contractuales estándar, normas corporativas vinculantes u otros mecanismos válidos de transferencia; además, informará al titular y, cuando corresponda, recabará su consentimiento. Para transmisiones a encargados, se suscribirán acuerdos de encargo con obligaciones de seguridad equivalentes.

11) Derechos de los titulares y canales de atención

Los titulares pueden ejercer gratuitamente, en cualquier momento, los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria de la autorización y oposición/limitación, así como solicitar prueba de la autorización y ser informados sobre el uso dado a sus datos.
Canales para ejercer derechos: contacto@cafedelimperio.com

Plazos de respuesta

  • Consultas (acceso): hasta 10 días hábiles desde su recibo; si no fuere posible, se informará el motivo y se resolverá dentro de los 5 días hábiles siguientes.

  • Reclamos (rectificación, supresión, revocatoria): hasta 15 días hábiles desde su recibo; si faltare información, se requerirá al titular dentro de los 5 días hábiles siguientes.
    Durante el trámite de un reclamo se incluirá la leyenda «reclamo en trámite» en la base de datos.

Recurso ante la autoridad: si el titular no obtiene respuesta o esta es insatisfactoria, podrá presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (Delegatura para la Protección de Datos Personales) una vez agotado el trámite directo con Café del Imperio.

12) Medidas de seguridad

Aplicamos medidas técnicas y organizativas razonables y proporcionales al riesgo, alineadas con buenas prácticas (gestión de accesos, cifrado en tránsito y en reposo cuando proceda, segregación de ambientes, registro de eventos, copias de seguridad, contratos con encargados, pruebas periódicas y capacitación). Aunque ninguna medida es infalible, mantenemos un programa de seguridad y respuesta a incidentes con notificación a autoridades y titulares cuando corresponda.

13) Conservación de la información

  • Cuentas y marketing: hasta cinco (5) años desde la última interacción significativa o hasta la revocatoria/oposición, lo que ocurra primero, salvo que exista un deber legal de conservar.

  • Facturación y contabilidad: por el plazo exigido por la normativa comercial y tributaria colombiana (actualmente 10 años para libros y papeles del comerciante; soportes tributarios según firmeza de la declaración).
    Transcurridos los plazos, los datos se suprimirán o anonimizarán de forma segura.

14) Cookies y tecnologías similares

Usamos cookies propias y de terceros para: funcionamiento del sitio, medición de audiencias, personalización y publicidad.

  • Esenciales: necesarias para la operación (no requieren consentimiento).

  • Analítica y publicidad: requieren el consentimiento del usuario en jurisdicciones que así lo exijan (p. ej., UE/EEE).
    El usuario puede gestionar preferencias desde el Centro de consentimiento y a través de la configuración de su navegador. Ver «Política de cookies» específica: [URL].

15) Marketing directo y comunicaciones electrónicas

Enviaremos comunicaciones de marketing solo cuando tengamos autorización previa o exista una base jurídica válida; el titular puede optar por no recibir en cualquier momento mediante los enlaces «cancelar suscripción» de cada mensaje o escribiendo al correo de contacto. Respetamos las reglas sobre identificación del remitente, asunto no engañoso y mecanismos de exclusión.

16) Decisiones automatizadas y perfiles

Podemos elaborar perfiles básicos con información de interacción y compras para recomendar productos y optimizar campañas. No adoptamos decisiones con efectos jurídicos o significativos basadas exclusivamente en tratamiento automatizado sin intervención humana. El titular puede oponerse al marketing basado en perfiles en cualquier momento.

17) Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) – Colombia

Cuando legalmente sea exigible, Café del Imperio inscribirá y mantendrá actualizadas sus bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos y reportará los eventos requeridos (p. ej., novedades del responsable, incidentes de seguridad que lo ameriten, cambios sustanciales en la política).

18) Proveedores ubicados en EE. UU. y protección a menores

No recabamos intencionadamente datos de menores de 13 años. Si un representante legal considera que el menor ha suministrado datos, podrá solicitar su eliminación. Para comunicaciones comerciales por correo electrónico observamos buenas prácticas del regulador de EE. UU.

19) Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial a esta política será comunicado por los canales habituales (sitio web/correo). La versión vigente estará siempre disponible en nuestra página www.cafedelimperio.com.

Procedimientos para el ejercicio de derechos

  1. Envío de la solicitud por los canales indicados, indicando nombre completo, documento de identidad, descripción clara de la petición y, de ser el caso, documentos que la soporten.

  2. Verificación de identidad y, cuando corresponda, de la representación.

  3. Registro de consulta o reclamo y comunicación de radicado al titular.

  4. Respuesta dentro de los plazos del numeral 11.

  5. Cierre del caso y, si aplica, actualización/supresión/revocatoria en los sistemas.